财务及行政

采购

采购办公室负责促进和支持学院社区在采购货物和服务时遵守政策、程序，纽约州纽约市立大学(University)的指导方针以及纽约市. 它的努力是为了获得最大的价值市场通过优化每一个采购在价格，质量和产品方面 support. 此外，建立少数民族和妇女拥有的企业(MWBE) 以及服务残疾老兵拥有的企业(SDVOB)参与采购的目标根据法律和大学政策的要求. 我们致力于提供卓越的服务随时提供客户服务.

办公室电话(718)368-5034

办公室传真(718)368-5611

I. 一般采购程序 & POLICIES

采购过程始于已批准的请购单提交时 CUNYfirst系统. 高级行政人员负责批准申请用于购买支持学术所需的用品、设备和服务行政操作. 只有采购办公室有权发布采购与潜在的供应商签订合同和协议. 接收指导和支持，请联系 purchasing@kbcc.denwakumiai.com或致电(718)368-5034或传真(718)368-5611.

确认订单违反了学校的采购政策. 一个确认订单是由最终用户(请求者)在没有遵循标准的情况下下的订单采购周期，从创建和提交CUNYfirst Requisition开始以及采购办公室发出采购订单.

如有紧急情况，请立即与采购部联系. An 紧急采购是指发生紧急或意外情况的采购健康和公共安全或公共资源保护面临风险. 预先批准，以精简采购周期. 临时计划采购货物/服务不构成紧急情况.

A. 预先批准
在准备请购单前，请与下列有关办事处联系接受技术指导并批准拟议的采购.
描述	OFFICE	EXTENSION
视听	Asif Hussain高级副总裁/首席信息官	6674
餐饮服务(包括. 房间出租)	事件管理	5040
计算机设备/软件	Asif Hussain高级副总裁/首席信息官	6674
门锁	建筑 & Grounds	5124
传真机，手持设备	Asif Hussain高级副总裁/首席信息官	6674
重/大型设备	建筑 & Grounds	5124
Mailings	收发室	5098
影印机	Asif Hussain高级副总裁/首席信息官	6674
印刷(我.e.、宣传、标志)	通信 & 市场营销	6760
装修和家具	校园规划 & Design	5099

B. 一般美元门槛和要求

购买金额门槛要求

采购办公室将决定是否可以获得货物或服务通过首选来源(i.e.，纽约大学首选来源计划的人谁是盲人(NYSPSP)，纽约残疾人工业(NYSID)，纽约惩教部工业服务部门(CORCRAFT)或现有的政府合同(i.e., 纽约州总务处(OGS)、纽约市行政服务部(DCAS)、联邦总务管理局(GSA)和/或教育部(DOE) 在执行以下竞争性招标程序之前.

美元的范围	需求
最高可达19999美元	非正式采购:电话报价将通过电子邮件发送给至少五(5)个潜在客户投标者，必须通过电子邮件或传真提交他们的报价到采购办公室指定的日期和时间.
$20,000 - $100,000	非正式采购:为购买商品/服务或组合而提出的报价请求商品/服务. 也可作为采购的一种方法从国家认证的少数族裔/女性拥有的企业(MWBE)，价值高达20万美元. RFQ将通过电子邮件发送给至少五(5)个必须提交的潜在投标人在询价回复截止日期前，通过邮件、电子邮件或传真的方式提供他们的授权报价. 广告(最低. 15个工作日)，购买/服务需支付50,000美元纽约时报合同记者和城市纪事报. 审查和批准也可能需要由城市大学的OGC.
$100,000 & Above	正式采购:招标(IFB)或征求建议书(RFP). 广告纽约市合同报告和城市记录. 需要审查和批准由澳门新葡新京官方OGC负责. 此外，$500,000的采购/服务需要提交董事会决议由澳门新葡新京官方董事会和纽约市审计长办公室批准.

有关购买特定类型的商品/服务，请参阅下文.

C. 谢礼

演讲是有酬金的. 为演讲以外的服务支付的费用费用可能需要独立承包商协议. 征税资金不能使用向在职或已在职的个人支付酬金在过去两年内受雇于纽约市立大学、纽约州立大学、纽约州和/或纽约州纽约.

要开始支付酬金，请先在澳门新葡新京官方创建一份采购请购单如供应商/收款人，则输入由“9999999999”组成的“虚拟供应商”作为供应商/收款人不是已经在CUNYfirst了吗. 填写酬金申请表格并上传它作为附件附在申请单上. 如果服务将作为一部分执行请附上描述活动目的的活动计划、传单或议程还有一份签到表. 请在征用):

全名
街道地址
电话号码
电子邮件地址

拟提供的具体服务的说明，包括服务期限; 服务日期(s)将提供，和价格结构.

请说明供应商/收款人目前是否为学生/雇员.

一收到此信息, 学院会联络主讲嘉宾(或代表/机构) 开始签发采购所需的卖方收款人登记程序 order. 注册过程可能需要两(2)周，如果所有要求正确填写表格. 请注意，此注册必须完成 prior 到服务的呈现.
一旦采购订单发出，事件发生，创建收据，并将下列文件交回应付帐款办公室.

正本，签署的酬金支付要求表格
澳门新葡新京官方第一份收据确认页复印件
描述活动目的的活动计划、传单或议程，以及签到 sheet

卖方/收款人将在与收款人信息相同的地址收到支票在供应商注册期间的财务管理系统(FMS)中的门户(PIP) process. 如果收款人希望在FMS中更改此地址，请与收款人办公室联系应付账款.

D. 独立承包商协议(ica)

Engaging a consultant is handled just like other purchases of services; 采购是否需要按照采购顾问的所有采购程序进行采购 services. 最终用户必须提供具体顾问的具体理由为某些服务确定，采购办公室必须从它从最终用户那里接收到的信息是单一来源或唯一来源采购方法在特定情况下是合适的. 此外，合理价格总是要考虑的. 税收征收资金不能用于独立处理与目前受雇或已受雇的个人签订的承包商协议在过去两年内，由纽约市立大学、纽约州立大学、纽约州和/或纽约市颁发.

要开始独立承包商协议流程，请创建一份请购单在澳门新葡新京官方，如果供应商/收款人是“虚拟供应商”，则首先输入“虚拟供应商”作为供应商/收款人不是已经在CUNYfirst了. 如果服务将作为活动的一部分进行，请附上一份描述活动目的的活动计划、传单或议程签到表. 请(在申请书的评论部分)提供:

全名
街道地址
电话号码
电子邮件地址

拟提供的具体服务的说明，包括服务期限; 服务日期(s)将提供，和价格结构.

请说明供应商/收款人目前是否为学生/雇员.
在收到这些信息后，学院将联系供应商开始供应商收款人登记程序，需要发出采购订单. The 注册过程可能需要两(2)周，前提是所有必需的表格正确完成. 请注意，此注册必须完成 prior to 服务的提供.

注册程序完成后，提供两(2)份独立承包商协议应送交卖方/收款人填写并公证.

独立承包商协议完成后，将创建采购订单，并交回采购部. 的已执行副本独立的
承包商协议将与采购的副本一起发送给供应商/收款人开始付款过程的订单和说明.

服务完成后，请先在澳门新葡新京官方创建收据并提交把文件交给应付帐款办公室.

Original 索赔 (PDF)(独立承建商协议第11页)
供应商/收款人的原始发票
澳门新葡新京官方第一份收据确认页复印件

卖方/收款人将在与收款人信息相同的地址收到支票在供应商注册期间的财务管理系统(FMS)中的门户(PIP) process. 如果收款人希望在FMS中更改此地址，请与收款人办公室联系应付账款.

E. 单一来源和唯一来源采购的采购记录(证明)

A “唯一” 根据纽约州法律的定义，采购是一种只有一个供应商可以进行的采购提供所需的产品或服务.
A “单一来源” 根据纽约州法律的定义，“购买”是指两个或两个以上供应商/转售商可以提供所需的产品或服务，但有材料以及选择一个供应商而不是其他供应商的充分理由，例如需要升级现有设备的部件或从原始制造商获得软件或者根据特定的专业知识选择顾问.
采购部门负责审核和批准所有的鞋底来源和单一来源采购并确保采购记录包括单一来源或唯一来源采购的“重大和实质性原因”.

最终用户必须向采购办公室提供一份备忘录，内容包括:

所要求的商品和/或服务的说明;
解释区分所选供应商/产品的特定元素的语句学院要求从所有其他供应商/产品(为什么是这个在考虑特性时，供应商/产品代表了可能的最佳来源/产品，技术能力、可用资源、设施、专业知识);
识别考虑的其他供应商/产品，如果是单一来源采购，描述如何从潜在供应商池中选择供应商同时提供产品/服务;
选择该供应商而不是其他供应商的具体原因—描述如何产品/服务独特地满足学院的需求，以及如何选择该供应商是否符合学院的最佳利益，以及为何不进行竞争性招募;
如果适用，以前类似采购的描述，未来需求，以及长期目标，包括为确保未来所做的努力竞争;
产品/服务的总体(长期)估计成本;
如果没有选择该供应商/产品(作为单一/唯一来源)会发生什么??;
学院判定卖方价格公平合理的依据 (所有购买都需要).

NOTE: 来自供应商的一封信，声明它是产品的唯一来源 not 对单一来源或唯一来源进行采购的充分理由 basis; the 采购 Office will conduct its own due diligence to determine whether 该供应商是所需商品和/或服务的独家来源.

II. CUNYfirst采购模块

学院利用大学的CUNYfirst网络系统来处理所有的税收征收，技术费，材料费，以及一些KCC协会的交易.

请参阅 纽约市立大学的财务链接采购(州)，了解如何创建商品和服务的请购单，管理请购单，批准请购单，选择候补用户批准请购单，预算检查请购单，取消申请，运行查询和桌面接收商品和服务:创建一个收据，检查收据，取消收据. 此外，还有征用单和收据 FAQ.
http://denwakumiai.com/about/administration/offices/CIS/CUNYfirst/training/administrativestaff/financials.html

请使用类别代码人行横道清单和/或纽约市立大学的总账图表-运营费用，包括预算代码 (详细说明类别代码)以准确记录购买的商品/服务纽约市预算账户.

III. 如何进行非税征采购

在城市大学的基于网络的电子采购系统(EPS)完成征用，包括供应商名称，供应商地址，联邦识别号码，产品编号，描述商品的数量、价格、每件商品的总金额和总额整个订单的金额.
提交采购申请单以及供应商报价和支持文件.
在收到供应商的货物或发票后，必须提供付款请求表格所有相关的备份必须发送到KCC协会启动支付给供应商的款项. 有关详细信息，请查看用户手册登录后在左上角的第一个屏幕.

http://ebusiness.denwakumiai.com/EPS/procurement2.nsf / LookupAttachments / EPSUserGuide /文件/美元每股收益+用户+指导+ 5 - 72008.pdf?OpenElement

少数民族和妇女拥有的企业

大学范围内的少数民族和妇女拥有的企业(MWBE)计划纽约市立大学努力确保MWBE公司在纽约周围州和纽约市有平等的机会与所有城市大学开展业务不同领域的校园，包括建筑、商品和咨询/服务.
在法定要求方面，城市大学的校级MWBE计划负责确保城市大学遵守 施行法第15-A条 哪一项规定州政府机构应根据征求意见为少数民族和妇女建立业务.
此外，澳门新葡新京官方(University of New York)的政策是采取肯定的态度确保纽约州认可少数族裔和妇女拥有企业 (M/ wbe)有机会展示他们为大学提供服务的能力商品和服务价格具有竞争力

大学范围内的MWBE计划一直致力于提高MWBE的利用率通过重新组织和简化采购流程，让城市大学的每个校区都能得到支持. 该计划尽一切努力提高合格人员的参与和利用率 MWBE公司通过为每个校区和每个校区设置MWBE目标金额等手段合同类型，为校园项目寻找潜在供应商，发出投标为供应商提供机会，并为供应商和承包商协调展会. 这个项目还要求每个校区每个季度报告MWBE的使用情况，以监控遵守情况. 该计划必须达到州长30%的MWBE参与目标.

澳门官方老葡京|梦想从这里开始

财务及行政

采购

I. 一般采购程序 & POLICIES

II. CUNYfirst采购模块

III. 如何进行非税征采购

相关链接

少数民族和妇女拥有的企业